Welke vragen zet je in het formulier?
Een compleet aanmeldformulier verzamelt in één keer alles wat je nodig hebt om het feest te plannen en de kosten eerlijk te verdelen. Dit zijn de vragen die er in de praktijk toe doen:
- Straatnaam en huisnummer, zodat je één nette aanmelding per huishouden krijgt.
- Naam en telefoonnummer van de contactpersoon.
- Komt het huishouden wel of niet (ja/nee).
- Eet men mee met het gezamenlijke avondeten.
- Het aantal volwassenen en kinderen dat komt.
- Waarvan hoeveel personen vegetariër zijn.
- Allergieën of intoleranties, het liefst per persoon.
- Wil men helpen op de dag (opbouw, catering, opruimen).
- Een eventuele vrijwillige bijdrage.
- Een open opmerkingenveld voor de rest.
Houd het formulier verder zo kort mogelijk. Elke extra vraag kost aanmeldingen: hoe langer het formulier lijkt, hoe meer buren afhaken voordat ze op verzenden drukken. Vraag alleen uit wat je echt gaat gebruiken.
Kan het met een Google-formulier?
Ja hoor. Voor een simpele “wie komt er?”-telling is een gratis Google-formulier prima: je zet in een paar minuten een lijstje vragen klaar en deelt de link in de groepsapp. Voor een klein feestje zonder gedoe met geld werkt dat uitstekend.
Zodra er geld en eten bij komen kijken, loop je alleen wel tegen een paar beperkingen aan. Een Google-formulier rekent geen bedrag per huishouden uit, dus je moet de antwoorden zelf in een spreadsheet verwerken en optellen — eters, kinderen, vegetariërs en allergieën bij elkaar sprokkelen kost al snel een avond. Er is ook geen betaalstatus per huishouden, waardoor de Tikkie-opvolging handwerk wordt: je houdt zelf in een lijstje bij wie al betaald heeft. En de persoonsgegevens blijven na afloop gewoon in je Drive staan, tenzij je er zelf aan denkt om ze te wissen. Niets onoverkomelijks, maar het is goed om te weten waar je aan begint. Meer over het eerlijk verdelen van die kosten lees je in onze gids over kosten eerlijk verdelen.
Het kant-en-klare alternatief
Met Straatfeest Online staat een formulier met precies bovenstaande vragen in ongeveer vijf minuten klaar. Het bedrag per huishouden wordt automatisch berekend op basis van deelname, avondeten en vrijwillige bijdrage, en je ziet per huishouden of er al betaald is. Dat betalen loopt via je eigen Tikkie — het geld gaat rechtstreeks naar jou en nooit via het platform.
De tellingen voor eters, vegetariërs en allergieën staan meteen klaar in je overzicht, zodat je niets meer hoeft op te tellen. En de persoonsgegevens van de aanmeldingen worden drie maanden na het feest automatisch geanonimiseerd, dus je hoeft daar zelf niet aan te denken. Wil je zien hoe dat er voor je buren uitziet? Probeer het voorbeeldformulier op de homepage. Voor de bredere organisatie is er ook onze gids over een straatfeest organiseren.